FAQ J.E.

Inscriptions 

– Les membres du personnel peuvent-ils·elles participer aux Journées de l’Engagement pendant leur temps de travail ? 

Oui, la participation des membres du personnel est autorisée pendant le temps de travail à hauteur d’une journée. Si le volontariat ne dure pas toute la journée, le·la membre du personnel rejoindra son lieu de travail avant ou après l’activité. Pour s’engager plus d’une journée, un congé devra être pris pour la deuxième ou troisième journée. Si vous souhaitez prendre part à ces Journées, il est nécessaire d’informer votre supérieur hiérarchique au préalable. Des listes de présence seront établies pour chaque mission de volontariat.   

– Les membres du personnel peuvent-ils·elles s’inscrire en équipe ? 

Oui, les inscriptions en équipe sont possibles au sein d’une même activité. Pour cela, il faudra que chaque membre de l’équipe s’inscrive individuellement, ou bien qu’un·e responsable récolte les informations nécessaires (prénom, nom, e-mail, GSM) pour chaque membre afin de les inscrire. 

– Que faire en cas d’annulation de ma participation ? Puis-je modifier mon inscription ? 

Si vous ne pouvez plus prendre part aux Journées de l’Engagement, deux cas de figures :  

  • Si l’annulation se fait plus de 48h avant l’activité prévue, merci de nous en informer le plus rapidement possible via engagement.citoyen@ulb.be 
  • Si l’annulation a lieu moins de 48h avant l’activité prévue, merci d’en informer votre capitaine d’équipe 

Il n’est pas possible pour vous de changer d’activité ou de jour. Si vous souhaitez changer, il vous faut alors annuler votre inscription initiale auprès de nous, puis vous inscrire de nouveau à la nouvelle activité/le nouveau créneau souhaité via la plateforme. 

– Et après mon inscription, comment ça se passe ? 

Vous recevrez un e-mail de confirmation (contenant entre autres, un lien d’inscription pour la soirée de clôture). Puis après la fin des inscriptions le 3 octobre 2022, vous serez contacté·e pour être mis en relation avec votre capitaine d’équipe et les autres volontaires de votre équipe.  

Le·la capitaine d’équipe 

Comment seront coordonnées les équipes sur place ? Qui les encadrera ? 

Les équipes seront coordonnées par un·e capitaine d’équipe (qui se sera manifesté volontairement parmi l’ensemble des participant·es à l’activité – voir formulaire d’inscription).  

Les participant·es seront encadré·es  par un·e responsable de l’organisme d’accueil pendant l’activité de volontariat. 

– Quel est le rôle du·de la capitaine d’équipe ? 

Le·la capitaine d’équipe sera briefé par ULB Engagée/l’organisme dans lequel l’activité s’effectuera (équipement nécessaire, point de rencontre) et transmettra à l’équipe (via e-mail ou groupe WhatsApp, par exemple) les informations utiles. Il·elle s’assurera que tous·tes les volontaires de son équipe sont bien présent·es, facilitera la cohésion du groupe et prendra quelques photos le jour de l’évènement. 

Le jour J 

– Les membres du personnel doivent-ils·elles amener du matériel de l’université pour les activités ? 

Non, le matériel nécessaire au bon déroulement des activités de volontariat est à la charge de l’association. Si les participant·es devaient venir avec une tenue adaptée, cela serait précisé dans l’annonce de volontariat. 

La participation des membres du personnel est-elle couverte par une assurance ? 

Oui, une couverture assurance (accidents et RC) est souscrite par l’asbl ULB Engagée pour l’ensemble des participant·es aux Journées de l’Engagement, incluant le transport aller-retour entre le domicile et l’activité. 

Cette assurance est souscrite pour les journées du 18/10/2022, 19/10/2022 et 20/10/2022 et la soirée de clôture du 20/10/2022. 

– Est-ce que du covoiturage sera organisé ? 

Les membres d’une équipe sont libres de se coordonner afin d’arriver ensemble sur le lieu de leur activité. Nous communiquerons au·à la capitaine d’équipe lesquel·les des membres de l’équipe ont une place en voiture à proposer, le cas échéant (c’est l’une des questions dans le formulaire d’inscription).  

– Quelle est la durée des activités ? 

La durée de chaque activité est indiquée dans l’annonce de volontariat. Elle varie d’une demi-journée à une journée. 

– Les frais de déplacement pour se rendre à l’activité seront-ils pris en charge ? 

Non, les frais de déplacement occasionnés pour se rendre à une activité organisée dans le cadre des Journées de l’Engagement ne seront pas remboursés.  

– Qu’est ce qui est prévu pour le repas de midi ? 

En ce qui concerne le lunch, il y a trois options possibles :  

  • L’organisme d’accueil offre le lunch à l’équipe de volontaires (auquel cas il précisera s’il offre une option végétarienne ou si les personnes ayant des restrictions/allergies alimentaires doivent amener leur propre lunch) 
  • Les volontaires peuvent acheter un lunch à proximité 
  • Les volontaires doivent amener un lunch car il n’y a pas de commerces à proximité du lieu de l’activité 

Dans tous les cas, les informations sont mentionnées dans chaque annonce de volontariat sur la plateforme d’inscriptions. 

– Quel est le numéro de contact en cas de question de dernière minute ou problème ? 

Toutes les questions peuvent être adressées à un·e membre de l’équipe ULB Engagée par e-mail à l’adresse engagement.citoyen@ulb.be. En cas d’urgence pendant les Journées de l’Engagement, vous pourrez contacter Julie DUVAL au 0479/07 38 97 ou David ALVAREZ au 0456/31 41 63. 

La soirée de clôture 

– Où et quand la soirée de clôture aura-t-elle lieu ? 

Cette soirée festive se déroulera à l’Athénée Fernand Blum (avenue de Roodebeek 59, Schaerbeek) le jeudi 20 octobre 2022, entre 18h30 et 21h30. L’accueil des invité·es se fera jusque 19h, après quoi la cérémonie, incluant  la remise du prix PEPITE, débutera. Nous vous invitons donc à y arriver avant 19h. Verre et amuse-bouches offerts ! 

– Comment participer à la soirée de clôture des Journées de l’Engagement ?  

L’inscription est obligatoire avant le 12 octobre 2022, via ce formulaire

RGPD 

– Les membres du personnel seront-ils·elles photographiés durant les activités ? 

Oui, l’asbl ULB Engagée peut être amenée à prendre des photographies ou des vidéos pendant les activités et à les utiliser sur tous supports de communication. Plus de détails à ce sujet et une case « Autorisation RGPD » est à cocher dans le formulaire d’inscription à chaque activité. 

– Comment sont traitées et stockées les données personnelles transmises lors de l’inscription ? 

Les données collectées sont utilisées exclusivement dans le cadre des Journées de l’Engagement. Une partie des données (noms et prénoms) sera partagée avec les organisateur·rices de chaque activité et ne sera utilisée que dans le cadre de leur activité. Les données seront conservées par ULB Engagée et son partenaire Give a Day, dont les serveurs sont situés au sein de l’Union européenne, pendant une période maximale de six mois après la fin des Journées de l’Engagement. ULB Engagée et Give a Day ne feront aucun usage commercial de ces données.  

Vous pouvez demander la suppression partielle ou totale de vos données à tout moment en envoyant un e-mail à l’adresse engagement.citoyen@ulb.be.